Sua empresa ainda utiliza formulários em papel preenchidos à mão?
Checklists, pesquisas de satisfação, fichas de atendimento, controles de qualidade, inspeções, avaliações e outros formulários impressos ainda fazem parte da rotina de muitas empresas.
E nem sempre o problema está em utilizar papel.
O problema aparece quando centenas ou milhares desses formulários precisam ser digitados manualmente para uma planilha, banco de dados ou sistema.
Com o Remark Office OMR, é possível automatizar a leitura de formulários preenchidos à mão, transformando marcações feitas no papel em dados digitais de forma muito mais rápida.
O que é a leitura automática de formulários?
A leitura automática de formulários permite reconhecer informações marcadas em documentos impressos depois que eles são digitalizados.
Em vez de uma pessoa analisar cada formulário e digitar suas respostas manualmente, o software identifica as áreas de resposta e captura as informações automaticamente.
É uma tecnologia especialmente útil para empresas e instituições que processam centenas ou milhares de formulários padronizados.
Como funciona a automação de formulários com o Remark Office OMR?
O processo é simples:
1. Crie ou adapte seu formulário
A empresa pode utilizar formulários desenvolvidos em ferramentas comuns de edição e diagramação, desde que sejam preparados adequadamente para a leitura automática.
2. Imprima normalmente
Os formulários podem ser impressos em papel comum, sem a necessidade de folhas especiais de leitura óptica.
3. Preencha as informações
As pessoas continuam preenchendo ou marcando as respostas no formulário impresso.
4. Digitalize os documentos
Depois de preenchidos, os formulários são digitalizados utilizando um scanner ou equipamento multifuncional compatível.
5. O Remark Office OMR reconhece as respostas
O software identifica automaticamente as regiões configuradas para captura e transforma as marcações encontradas nos documentos em informações digitais.
6. Exporte e utilize os dados
Os resultados podem ser organizados, analisados e exportados para formatos que permitem utilizar as informações em planilhas, bancos de dados ou outros sistemas.
Na prática:
Formulário impresso → preenchimento à mão → digitalização → leitura automática → dados
Que tipos de formulários podem ser automatizados?
O Remark Office OMR não é utilizado apenas para correção de provas e folhas de respostas.
A mesma tecnologia pode ser empregada em diversos tipos de documentos padronizados que contenham informações e campos de marcação.
Entre os exemplos estão:
- checklists;
- pesquisas de satisfação;
- pesquisas presenciais e de campo;
- formulários de controle de qualidade;
- inspeções;
- formulários utilizados em laboratórios;
- fichas e formulários operacionais;
- avaliações;
- formulários de treinamento;
- controles de entrada e saída;
- formulários de segurança;
- pesquisas internas;
- formulários de identificação;
- avaliações de eventos e cursos.
A aplicação depende principalmente do processo utilizado pela empresa e de como as informações são estruturadas no formulário.
Sua empresa precisa abandonar o papel?
Não necessariamente.
Muitas organizações estão digitalizando seus processos utilizando aplicativos, sistemas online, tablets e outras tecnologias.
Em diversas situações essa realmente é a melhor solução.
Mas existem também processos nos quais o formulário impresso continua sendo conveniente, necessário ou mais simples de utilizar.
Isso pode acontecer em uma linha de produção, durante uma pesquisa de campo, em um laboratório, em um evento ou em locais nos quais disponibilizar um computador, tablet ou acesso à internet para cada usuário não é prático.
Nesses casos, existe uma alternativa entre:
continuar digitando tudo manualmente
e
substituir completamente o processo atual por um novo sistema.
É possível manter o formulário impresso e automatizar justamente a etapa que costuma gerar mais trabalho: a transformação das respostas em dados.
Exemplo: 2.000 formulários preenchidos por mês
Imagine uma empresa que recebe 2.000 checklists ou fichas preenchidas todos os meses.
Depois do preenchimento, uma pessoa precisa verificar cada documento e transferir as informações para uma planilha ou sistema.
Além do tempo necessário para realizar esse trabalho, existe a possibilidade de erros durante a digitação.
Com um processo automatizado, os formulários podem ser digitalizados em lote e processados pelo Remark Office OMR.
A equipe deixa de concentrar seu trabalho na digitação dos formulários e pode dedicar mais tempo à análise e utilização das informações coletadas.
Aplicações em diferentes segmentos
Saúde e laboratórios
Laboratórios, clínicas e outras organizações podem utilizar formulários impressos em diferentes etapas de seus processos.
Quando esses documentos possuem campos estruturados e marcações padronizadas, o Remark pode ajudar a automatizar sua captura.
Exemplos incluem checklists, formulários de acompanhamento, pesquisas e outros documentos operacionais.
Indústria
Empresas industriais ainda podem possuir processos nos quais operadores ou equipes de qualidade preenchem documentos no ambiente de produção.
Entre as aplicações possíveis estão:
- checklists de produção;
- controle de qualidade;
- inspeções;
- controle de materiais;
- formulários de manutenção;
- registros operacionais.
O objetivo é permitir que os dados registrados em papel sejam posteriormente capturados sem a necessidade de digitação de cada resposta.
Pesquisas
Pesquisas online são adequadas para muitas situações.
Mas pesquisas presenciais, pesquisas de campo, eventos e levantamentos com grande quantidade de participantes ainda podem exigir ou se beneficiar do uso de formulários impressos.
Com o Remark Office OMR, as respostas desses formulários podem ser digitalizadas e tabuladas automaticamente.
Educação
Na educação, a tecnologia OMR é amplamente utilizada para automatizar a leitura e correção de folhas de respostas, simulados, avaliações e pesquisas.
O mesmo princípio utilizado para reconhecer as respostas de uma prova pode ser empregado em muitos outros tipos de formulários.
É necessário comprar uma leitora óptica?
Não.
Uma das principais características do Remark Office OMR é permitir a leitura de formulários utilizando imagens digitalizadas por scanners e equipamentos multifuncionais compatíveis.
Isso possibilita criar uma solução de captura de dados sem depender das tradicionais folhas especiais e leitoras ópticas dedicadas.
Preciso utilizar formulários especiais?
O Remark Office OMR trabalha com formulários impressos em papel comum.
Entretanto, para obter uma leitura confiável, o formulário precisa seguir algumas recomendações de criação, impressão, preenchimento e digitalização.
A GB possui experiência na implantação do Remark Office OMR no Brasil e pode orientar a empresa na avaliação e preparação dos formulários que serão utilizados no projeto.
O Remark consegue trabalhar com um formulário que minha empresa já utiliza?
Em muitos casos, sim.
O primeiro passo é analisar o formulário atual para verificar quais informações precisam ser reconhecidas e se o documento pode ser adaptado para processamento automático.
Alguns formulários precisam apenas de pequenas alterações. Outros podem exigir uma reorganização de determinados campos para tornar a leitura automática mais confiável.
Por isso, antes de alterar todo o seu processo, vale analisar um exemplo real do formulário utilizado atualmente pela empresa.
Quando a automação de formulários em papel faz mais sentido?
A solução tende a fazer mais sentido quando existe uma combinação de fatores como:
- grande quantidade de formulários semelhantes;
- preenchimento recorrente;
- respostas estruturadas;
- utilização de campos de marcação;
- necessidade de transformar rapidamente as respostas em dados;
- tempo significativo gasto com digitação manual;
- interesse em manter o formulário impresso no processo.
Quanto maior o volume de documentos, maior tende a ser o benefício da automação.
Sua empresa ainda digita informações de formulários manualmente?
Se sua empresa utiliza centenas ou milhares de formulários impressos, talvez seja possível automatizar grande parte desse trabalho sem substituir completamente o processo existente.
A GB pode analisar um exemplo do formulário utilizado atualmente e verificar se ele pode ser processado pelo Remark Office OMR.
Envie um exemplo do seu formulário ou solicite uma demonstração do Remark Office OMR.
Perguntas frequentes sobre automação de formulários em papel
O que é OMR?
OMR é a tecnologia utilizada para reconhecer marcações realizadas em posições predeterminadas de um formulário, como círculos, caixas ou outras áreas de resposta.
É possível ler formulários preenchidos à mão?
Sim. O Remark Office OMR foi desenvolvido para identificar campos e marcações em formulários digitalizados, desde que o documento esteja preparado adequadamente para esse tipo de processamento.
Posso utilizar um scanner comum?
O Remark Office OMR trabalha com imagens de formulários digitalizados, permitindo utilizar scanners e equipamentos multifuncionais adequados ao processo.
Preciso mandar imprimir formulários especiais?
Não. Uma das vantagens do Remark Office OMR é trabalhar com formulários impressos em papel comum, desde que sigam as recomendações necessárias para uma leitura confiável.
O sistema serve somente para corrigir provas?
Não. Embora o Remark Office OMR seja amplamente utilizado na educação para correção de provas e avaliações, a tecnologia também pode processar pesquisas, checklists, avaliações, formulários de segurança e diversos outros documentos estruturados.
Posso exportar os resultados para Excel?
Os dados capturados pelo Remark Office OMR podem ser exportados para formatos utilizados posteriormente em planilhas e outros sistemas.
Minha empresa pode utilizar um formulário que já existe?
Dependendo do seu desenho, sim. O ideal é enviar um exemplo para análise. A partir dele é possível verificar se o formulário pode ser utilizado como está ou se necessita de pequenas adaptações.
Como saber se o Remark Office OMR serve para o meu processo?
A maneira mais simples é avaliar um formulário real e entender aproximadamente quantos documentos sua empresa precisa processar.
Entre em contato com a GB e envie um exemplo. Podemos analisar a aplicação e verificar se a automação com Remark Office OMR faz sentido para sua operação.